Хотите, чтоб ваша удаленная команда работала более продуктивно и слаженно? Не хватает примеров асинхронного взаимодействия, чтобы вдохновить сотрудников? Тогда вы по адресу. Мы выделили лучшие инструменты асинхронной коммуникации. Каждый руководитель сможет найти то, что нужно его команде для самостоятельной и совместной работы.

Краткое введение на случай, если вы еще не часть #TeamAsynchronous.

Синхронная и асинхронная коммуникация: в чем разница?

Синхронное общение программистов в команде происходит в режиме реального времени. Между репликами собеседников нет продолжительных пауз, и задавая вопрос, вы рассчитываете сразу же получить на него ответ. Примеры синхронного общения — телефонные звонки, видеоконференции, а также традиционные беседы у кулера в оупенспейсе.

Асинхронная коммуникация — это не про моментальные ответы и быстрый обмен мнениями. Она подразумевает уважительное отношение ко времени и настраивает команду на одну волну. Вы и ваша команда можете отправлять сообщения, не ожидая немедленного ответа. Каждый отвечает в своем темпе, не отвлекаясь от работы, — например, во время перерыва на кофе.

Такой формат связи позволяет сфокусироваться и выполнять задачи непрерывно, повышая производительность. Также у вас появляется больше времени, чтобы обдумать ответ и предложить наилучшее решение. Все это может помогает удаленным командам улучшить взаимодействие.

Раньше примером асинхронной коммуникации был автоответчик и электронная почта, но IT-разработки не стоят на месте и сегодня таких инструментов гораздо больше. Современные платформы сочетают оба формата и предлагают опции real-time связи: звонки и видеочаты. Секрет успешного общения и совместной удаленной работы — знать, когда какой инструмент использовать.

Google Workspace: многофункциональная платформа

Набор сервисов от Google позволяет командам совместно работать над документами, таблицами и презентациями. 

Сотрудники могут работать над задачей одновременно или самостоятельно. Оставить комментарий или задать вопрос можно в самом документе, чтобы другие могли ответить в удобное время. Руководители могут отслеживать изменения, внесенные членами команды, с указанием времени, утверждать правки и запрашивать дополнительные пояснения. Каждая правка сохраняется автоматически, поэтому каждый всегда работает в актуальном документе. 

Здесь есть чат, видеовстречи Google Meet и Jamboard — цифровая доска для совместной работы.

Пример использования: Вы составляете маркетинговое предложение по созданию корпоративного портала и оставляете в документе комментарий, показывающий коллеге, где именно вы хотели бы, чтобы она добавила диаграмму. В комментарии вы добавляете ссылку на электронную таблицу данных, которую ей нужно использовать при составлении диаграммы.

Организация работы

Каждому руководителю студии разработки ПО нужен надежный PM-инструмент для управления удаленной командой.

Инструменты управления проектами помогают планировать, организовывать и отслеживать работу сотрудников в одном месте. У вас будет наглядное представление о том, кто над чем работает, где поджимают сроки, а что уже на подходе. Вы сможете назначить исполнителя для каждой задачи, установить сроки выполнения и прикрепить необходимые рабочие материалы.

Ваши сотрудники смогут видеть, кто над чем работает, комментировать задачи, задавать вопросы и выкладывать обновления на одной карточке/доске. Каждый получает представление о том, за что он несет ответственность, а рабочие процессы становятся более организованными.

К наиболее популярным PM-инструментам для удаленных команд относятся: Trello, Asana, Monday, Basecamp.

Пример использования: Ваша команда запускает новый продукт. Вы выделяете основные этапы разработки — информационная кампания, запись видео и работа над лендингом. Затем вы назначаете ответственного за выполнение каждой задачи, задаете дедлайны и прикрепляете к карточке макеты и документы, которые им понадобятся, чтобы приступить к работе.

База знаний

Краткие справочные материалы необходимы, когда нужно объяснить одну и ту же вещь нескольким сотрудникам (например, вашу политику отпусков).

Внутренняя wiki должна содержать ответы на часто задаваемые вопросы, описание политики вашей компании, стандартных рабочих процессов, процедуры управления персоналом, документы для оформления и введения в курс дела новых сотрудников.

Приведите в порядок свою базу знаний, и вам больше не придется повторять одно и тоже. Сотрудники смогут найти ответы на свои вопросы без отрыва от рабочего процесса, не дожидаясь ответа тимлида.

В современных базах знаний есть шаблоны документов на любой случай: от интервью с клиентом и дорожной карты MVP продукта до стратегических и маркетинговых планов. В интуитивно понятном интерфейсе легче сосредоточиться на содержании. Продвинутые вики интегрируются с электронными таблицами, диспетчерами задач и другими инструментами.

Лучшие базы знаний для удаленных команд: Slab, Confluence, Notion.

Пример использования: Компания обновила процесс учета расходов. Вы сообщаете сотрудникам о необходимости ознакомиться с новой процедурой в базе знаний компании, прежде чем отправлять свои отчеты о расходах за текущий квартал.

Коммуникационные инструменты

Благодаря сервисам удаленной коммуникации, каждый сотрудник может отвечать на сообщения в удобное для него время или общаться в реальном времени. Это дает возможность погрузиться в работу, ничего не пропуская, и место, куда можно вернуться для беседы во время перерыва на кофе. Это настоящий офис в виртуальном пространстве!

Современные платформы для асинхронной коммуникации объединяют функции электронной почты и мессенджера. Руководители групп могут создавать приватные и общие чаты для организации команд и тем. Сотрудники могут отправлять друг другу сообщения, которые сохраняются в каждом треде. Сервисы собирают ответы на ваши сообщения из разных чатов в личный инбокс, что позволяет не переключаться между беседами. 

Лучшие платформы для удаленной коммуникации: Slack, Twist, Chanty, RocketChat.

Пример использования: Удаленные сотрудники компании начинают каждый понедельник с быстрой переклички в мессенджере. Они передают привет команде и сообщают, каких результатов хотят достичь к пятнице. Поблагодарите или похвалите самых производительных сотрудников в чате и увидите, как команда осыплет их забавными смайликами.

Информационные и обучающие видео

Видеосообщение полезнее длинного письма, когда нужно объяснить новый рабочий процесс, последовательность действий или обучить новой программе целую команду разработчиков. И не придется назначать встречу для видеозвонка.

Существует множество платформ, которые позволяют записывать видео, съемку экрана или комбинацию того и другого. В отличии от звонка в Zoom, вы не отвлечетесь на вопросы и не забудете ключевые моменты повествования. Вы сможете заранее подготовить презентацию и удостовериться, что ваш голос и мимика вас не подводят.

За просмотром видео сотрудникам легче «переварить» и усвоить новую информацию. Они могут приостановить видео, чтобы сделать заметки, или пересмотреть его позже. После просмотра их вопросы и обратная связь будут более содержательными.

К наиболее популярным видео-инструментам для удаленных команд относятся: Loom, Jumpshare, Soapbox.

Пример использования: В вашей CRM обнаружился баг, и пока его не пофиксили, придется использовать «костыль». Вы записываете видео, показывая команде на своем компьютере, как получить нужную информацию и не напороться на баг. Так будет быстрее, чем набирать длинное электронное письмо для объяснения проблемы и решения.

Скриншоты с заметками

Ваша команда может не использовать некоторые из инструментов асинхронной коммуникации, но доступ к скриншотам есть у всех. Гораздо удобнее сделать снимок экрана и добавить к нему свои пометки и комментарии, чем созваниваться по любому поводу. Так ваши сотрудники смогут быстрее сообразить, о чем вы говорите, и приступить к решению проблемы немедленно.

Пример использования: На одной из целевых страниц перестал работать виджет отзывов. Вы делаете полноразмерный снимок экрана с указанием проблемы, веб-адреса и времени. Осталось обвести красным неработающий виджет и добавить примечание, объясняющее, что с ним не так. Таким образом, разработчики смогут исправить ошибку намного быстрее.

Примеры асинхронной коммуникации показывают, как использовать инструменты для объяснения сложных задач быстро и эффективно. Пора воспользоваться этими примерами и применить знания на практике. Начните с внутренней wiki и инструмента для управления проектами, а затем выберите подходящую платформу для удаленной коммуникации.

Чем больше информации вы предоставите сотрудникам, тем легче им будет приступить к выполнению своих заданий. Таким образом, несмотря на работу по разным графикам или в разных часовых поясах, вы сможете слаженно взаимодействовать и общаться. А когда все будут на одной волне, команда заработает как хорошо отлаженная машина.

Кстати, если вам нужна готовая, сработавшаяся команда программистов на проект — обращайтесь в Rubrain.com! Мы можем предоставить вам любое количество специалистов по аутстаффингу, или взять на себя ваш проект (аутсорсинг). У нас — больше 10 тысяч специалистов уровня Middle и выше. У нас вы можете нанять команду разработчиков под любую задачу.