New York Times расписала негласные правила видео коммуникации, от четкого расписания до проверки гаджетов перед видеозвонком. Думаю, мы все встречали людей, которым было бы полезно это знать.
В последние два года многие из нас в одночасье превратились из офисных работников в удаленных сотрудников. В общении с командой мы теперь все больше полагаемся на Zoom, Google Duo, Skype или FaceTime.
Но когда дом и офис сливаются в одно целое, границы между личной и профессиональной жизнью размываются. И это неизбежно приводит к неловким ситуациям. За время пандемии у вас наверное было несколько созвонов с коллегами, которые говорили из ванной или туалета, чтобы спрятаться от детей. Есть и те, кто полностью стирают границы и позволяют домочадцам и домашним питомцам участвовать в планерках. Это, конечно, мило и трогательно. Но легко может затянуть или вообще сорвать встречу.
«Обычные сотрудники не привыкли говорить на камеру, они сталкиваются с техническими проблемами, — все это приносит дискомфорт», — считает Элейн Куинн, предприниматель из Чикаго и автор книги «Лучшее место для работы это дом». — «Они даже не задумываются о том, чтобы оглянуться и прикинуть, что увидят их коллеги на заднем плане».
Окей, никто не был готов к таким переменам, да и наши ресурсы не безграничны. С другой стороны, у нас появилась отличная возможность познакомиться с цифровым этикетом и прокачать культуру виртуального общения с коллегами. Небольшая подготовка может принести большую пользу и сделать видеозвонки более комфортными для всех участников.
Проводите тест-драйв
Главный виновник неудачных созвонов — это качество связи. Если вы не видите или не слышите своих коллег, какой смысл в видеовстрече? Поэтому проведите тестовый запуск, чтобы убедиться, что вас устраивает качество звука и изображения, а на видео нет помех. Вот на что стоит обратить внимание, прежде чем общаться в видеочате с командой разработки проекта:
- Предварительный просмотр изображения веб-камеры. Если вы используете технику Apple, то запустите приложение Photo Booth, а если Windows — нажмите кнопку «Пуск», затем «Камера». Здесь вы можете проверить изображение с камеры. Отрегулируйте освещение и угол наклона камеры так, чтобы лицо находилось в кадре и было полностью освещено. И самое главное, обратите внимание на фон — все то, что находится позади вас, и попадает в объектив камеры. Вряд ли ваших коллег и начальство восхитит коллекция спиртных напитков или грязное белье. Уберите все лишнее из кадра.
- Протестируйте микрофон. Встроенные в ноутбук микрофоны редко бывают качественными и звучат плохо. Лучше использовать гарнитуру или внешний микрофон, настольный или в виде петлички с клипсой. Они оснащены аудио фильтрами, которые помогают избежать ненужных шумов. Самый простой способ убедиться, что вы звучите хорошо, — позвонить другу по видеосвязи и спросить о качестве звука, а затем отрегулировать его.
- Проверьте скорость интернет соединения. Сейчас многие работают из дома, поэтому пропускная способность и качество обслуживания снизились. Посетите speedtest.net, чтобы измерить скорость интернета. Если она ниже 20 мегабит в секунду, высока вероятность помех и задержек звука. Вот несколько способов решения проблемы медленного интернета при работе из дома.
Выключайте звук
Это кажется очевидным, но многие забывают отключить звук своего микрофона, прежде чем присоединиться к видеозвонку с несколькими участниками. Это может привести к тому, что во время разговора ваши коллеги будут слышать все, что происходит у вас дома: лай собаки, плач ребенка и дрель соседа. В сервисах для видеоконференций, таких как Zoom и Google Hangouts, есть возможность выключить микрофон перед тем, как присоединиться к созвону, и все, кроме человека, ведущего собрание, должны это сделать. Включайте звук только тогда, когда настанет ваша очередь говорить.
При ограниченной пропускной способности интернета вы даже можете сделать дополнительный шаг и выключить камеру, пока не захотите поговорить с группой. С практической точки зрения нет никакого смысла смотреть, как вы молча пялитесь в камеру.
Установите четкие границы
Для каждого из нас важны наши близкие. Но это не значит, что коллегам интересно наблюдать за вашими родственниками в банных халатах, за кошкой, сидящей на клавиатуре, или детьми, кидающими игрушки.
Вот почему важно проводить созвоны в таком месте, где вы можете установить границы. Простейшая физическая граница — это комната с дверью, которую можно закрыть на время видеозвонка.
Командам программистов сейчас приходится работать удаленно, но в их квартирах никогда не было отдельного кабинета. Но есть обходные пути. За неимением домашнего офиса, можно работать и за обеденным столом. Во время видеозвонков возьмите за правило направлять объектив камеры на пустую стену, вдали от мест общего пользования, таких как кухня и коридор. А наушники послужат визуальным сигналом «Не беспокоить» для ваших домочадцев.
Повестка дня и вовлеченность
Ответственность за то, чтобы виртуальные встречи были краткими и увлекательными, возлагается на менеджеров продуктовой команды. Так было и с личными встречами, но для виртуальной планерки четкая повестка дня еще важнее, считает Элейн Куинн. Прежде чем открыть сайт Solopreneur Specialist, она руководила удаленными сотрудниками в фармацевтических компаниях. «Дома вы находитесь наедине с собой, и легко отвлекаетесь», — считает Куинн.
Менеджерам может потребоваться испытать разные подходы, чтобы сделать видеоконференции более организованными. В первую очередь стоит попросить каждого сотрудника заранее написать тезисы своего выступления. Таким образом все будут оставаться вовлеченными.
Если же у вас есть более важные дела, будет вежливее извиниться и отказаться от участия, чем оставаться на связи и параллельно заниматься другими делами. Имейте в виду, что отвлекаясь на Twitter или Facebook во время созвона, вы можете себя выдать. Так Zoom позволяет организатору встречи видеть, не переключились ли вы на другое приложения более чем на 30 секунд.
Ограничьте количество созвонов
В офисе у руководителей может возникнуть соблазн тащить людей в конференц-зал на любые совещания. Но не стоит воспроизводить эту практику в условиях дистанционной работы, считает Джейсон Фрид, соавтор книги «Удаленка: офисы не нужны» и основатель Basecamp. Его компания из Чикаго занимается разработкой программного обеспечения и создает инструменты для удаленной работы. «Удаленная работа не про то, как имитировать офисную жизнь в онлайне», — говорит Фрид. — «Она об уважении к человеческому времени, вниманию и личному пространству».
Отчасти это связано с тем, что приглашение коллег присоединиться к видеовстрече требует большего, чем вы думаете. Перед тем, как присоединиться к созвону, им нужно не только проверить интернет и гаджеты, но и принять другие меры. Придется переодеться, очистить рабочий стол, уединиться и попросить домочадцев вывести на прогулку детей и домашних животных.
Руководствуйтесь проверенным житейским правилом и планируйте видеовстречи по минимуму. В идеале оставьте их для обсуждений, на которых нужно ознакомиться с презентацией или документами.
Нет такого правила, которое требует использовать видеочат для удаленной коммуникации. Обычный телефон или электронная почта тоже подойдут.
В прошлом году команда Джейсона Фрида использовала видеосвязь для собеседования кандидатов на позицию маркетолога. Один из кандидатов присоединился к разговору с выключенной камерой. Он объяснил это тем, что у него получается лучше показать себя на собеседовании, когда он находится в движении, а не сидит перед камерой неподвижно. «Он сказал, что хотел бы представить себя в лучшем свете, поэтому ему лучше двигаться и общаться с нами одновременно», — рассказал Фрид. — «Я оценил этот жест, ведь он не стал притворяться и просто был самим собой. В итоге компания наняла его».
Если вам нужны сотрудники на удалёнке или вы хотите найти крутую удаленную работу — заходите на Rubrain.com, главную биржу ИТ-аутстаффинга в Восточной Европе. Мы предлагаем топовых специалистов зарубежным и российским компаниям (включая «Яндекс», Сбербанк, Vodafone, MTС, Evernote, X5 Group). У нас есть 15 000 собственных разработчиков уровня Senior и выше. Приходите и мы вам поможем: найти исполнителей для IT.