Как вы успели заметить, выгорание от Zoom вполне реально. От постоянных видеозвонков устали все. Такие конференции требуют поддерживать зрительный контакт, следить за невербальными сигналами и языком тела. Все это стоит больших ментальных затрат и постепенно может истощать команду вашего IT-проекта. Прибавьте к этому регулярные тет-а-теты, синки и чекины, и ваши удаленные сотрудники постепенно оказываются на пороге выгорания.
Куда эффективнее будет направить их ресурсы в продуктивное русло — на глубокое и непрерывное погружение в рабочий процесс. В первую очередь, убедитесь, что уделяете должное внимание асинхронной связи. Альтернативные методы коммуникации повышают продуктивность совместной работы, позволяют поддерживать психическое здоровье сотрудников и снижают риск выгорания при работе из дома.
Прежде чем запланировать очередную видеовстречу, рассмотрите возможность использовать один из альтернативных способов связи:
1. Аудиозвонки
Старые добрые звонки по телефону (или онлайн, но без камеры) возвращают себе популярность среди тех, кто работает удаленно. Они не заставляют нервничать, как видеоконференции, и позволяют отдохнуть от экранов.
Некоторые студии разработки ПО составляют свое расписание так называемых Walk-and-Talks — когда сотрудники могут обсуждать рабочие вопросы, прогуливаясь на свежем воздухе. Это улучшает показатели общения и психического здоровья. Правда, использовать аудиозвонки для удаленной коммуникации нужно правильно:
- Стоит планировать звонки заранее, чтобы сотрудники могли выделить время в своем расписании, подготовить заметки и вопросы. Дайте понять, что это всего лишь аудиозвонок, и камера не понадобится.
- Установите точное время начала и окончания звонка. Он не должен быть длинным — до 20 минут. Если созваниваетесь с сотрудником или клиентом из-за границы, обязательно сообщайте время начала звонка в их часовом поясе, чтобы избежать путаницы.
- Подготовьте план обсуждения и сообщите его заранее, как если бы проводили виртуальную встречу.
- Приглашайте к участию не более трех человек. В отличие от видеоконференций, на которых вы можете увидеть, кто хочет выступить следующим, во время разговора по телефону соблюдать очередность сложнее. Ограничьте количество участников и позвольте каждому высказаться, чтобы обсуждение было организованным.
Старайтесь не злоупотреблять аудиозвонками и чередуйте участников, чтобы сотрудники не чувствовали себя обделенными.
2. Электронная почта
Почта кажется устаревшей, ведь новые приложения для коммуникации появляются каждый день. Тем не менее мы снова обращаемся к ней, когда устаем от инноваций.
Это классический инструмент удаленной коммуникации, и он может пригодится, особенно если ваша команда работает в разных часовых поясах. Почта лучше всего подходит для быстрой передачи информации, инструкций и отзывов.
Но многословные тексты вряд ли будут правильно поняты и вообще прочитаны до конца. Поэтому электронное письмо должно быть:
- Понятным. Спросите себя, можно ли истолковать ваше сообщение неверно. Можно ли сделать его еще более простым или доступным?
- Лаконичным. Если для прочтения письма его нужно скроллить вниз — это плохое письмо. Пишите кратко и по существу!
- Вдумчивым. Какие вопросы можно задать, прочитав текст? Поставьте себя на место получателя и ответьте на потенциальные вопросы до того, как они возникнут.
В завершение электронного письма сообщите, что вы готовы обсудить все комментарии и возникшие вопросы.
3. Мессенджеры
В ходе опроса на портале We Work Remotely было обнаружено, что 80% удаленных сотрудников предпочитают сообщения видеоконференциям. Быстро задать вопрос, поделиться идеей и апдейтом удобнее в личном сообщении или в чате команды.
Удаленные сотрудники отвечают на сообщения в мессенджере быстрее, чем на электронные письма, — в течение нескольких минут или часов. Но обязательно поощряйте своих сотрудников устанавливать здоровые границы в рамках удаленной работы. Они не должны быть вынуждены оставаться на связи 24/7 и реагировать на сообщения как можно скорее.
Несмотря на то, что сообщения в мессенджере — более неформальный способ связи, они все равно должны оставаться профессиональными. Все-таки это не переписка с фолловером в Instagram. Пишите вежливо, используйте полные предложения, избегайте сленга и сокращений и предоставляйте всю информацию, которая нужна для начала работы по вашему запросу.
4. Приложения для управления проектами
Создание ветки комментариев в приложении для управления проектами избавит вас от необходимости созваниваться, чтобы обновить статус проекта.
Такие инструменты, как Trello, Asana и Monday, собирают списки задач в одном месте, где каждому члену команды разработки проекта присваивают соответствующие задачи и сроки.
Когда вы добавляете комментарий к определенному таску, уведомление получают те сотрудники, которые над ним работают. Это помогает ограничить количество нерелевантных сообщений и фиксировать ход выполнения проекта в режиме реального времени.
Протокол ежедневного или еженедельного обновления может выглядеть примерно так:
- Что я уже сделал — Чем занимаюсь сейчас — Что планирую делать дальше
- Текущая задача — Проблемы по текущей задаче — Что уже выполнено
- Прогресс по сегодняшним задачам — Прогресс за неделю — Задачи на завтра
Это упростит апдейт статуса проекта до такой степени, что Zoom вам больше не понадобится. Некоторые команды программистов привыкли работать в Rubrain именно по такой схеме.
5. Онлайн-офис
Все, над чем вы работаете при помощи облачных инструментов, таких как Google Workspace и Microsoft Office Online, создает пространство для взаимодействия.
Например, получая доступ к документу Google Docs, вы можете оставлять свои комментарии к конкретным словам, строкам, абзацам и изображениям в нем. Кроме того, вы можете добавлять заметки, пояснения, вопросы и ссылки на внешние ресурсы. Все приглашенные к совместной работе над документом смогут ответить на них в режиме реального времени. Это избавляет от необходимости проводить отдельную видеоконференцию для обсуждения этих вопросов.
Если вы работаете в Google Docs, поделитесь ссылкой на документ в режиме Commenter. Ваша команда сможет оставлять предложения и исправления в исходном документе, которые вы можете принять или отклонить.
Софт онлайн-офиса отслеживает и сохраняет комментарии и дополнения, поэтому у вас всегда будет актуальная версия документа. Очень удобно, когда все правки собраны в одном месте, а для внесения изменений не нужно просматривать цепочки электронных писем или сообщений в Slack.
6. Видеоролики
Запись видео — одна из самых популярных тенденций в мире удаленной работы. Есть несколько стартапов, развивающих это направление в Кремниевой долине, и все они получили очень хорошее развитие за время пандемии.
Бесплатные приложения, такие как Loom, Vidyard, CloudApp и Soapbox, позволяют снимать себя на видео, делать запись с экрана или и то, и другое одновременно. Вы можете снимать короткие ролики, чтобы объяснить конкретный процесс, обучить сотрудников новому протоколу, использованию инструмента. Все то же, что вы делаете на онлайн-видеоконференции, но гораздо комфортнее для обеих сторон. Вы можете записывать, когда вам удобно, а они смотреть — в удобное для них время.
Такой видеоролик можно поставить на паузу, перемотать назад, чтобы посмотреть пропущенный фрагмент, и вернуться к нему позже, когда возникнут вопросы.
Приучите себя сохранять эти видео, и вы сможете использовать их каждый раз, когда нанимаете нового программиста, чтобы легко и просто ввести его в курс дела. Некоторые сейчас даже собеседования так проводят: отсылают записанные видео с вопросами, а потом получают такие же записанные ответы кандидатов, где видно, как они думали над задачами.
7. Опрос
Опросы становятся все более популярными среди удаленных продуктовых команд, потому что позволяют получить объективную обратную связь. А если вы хотите управлять высокопроизводительной удаленной командой, вы должны научиться прислушиваться к предложениям сотрудников и воплощать хорошие идеи в жизнь.
Опрос дает возможность анонимно высказать мнение, которым может быть неудобно делиться во время видеоконференции. Таким образом интроверты и новички обретают голос и возможность высказаться.
Бесплатные платформы, такие как Google Forms, Typeform и SurveyMonkey, позволяют создавать опросы, запрашивать отзывы и рассматривать проблемы, для обсуждения которых обычно проводят целые собрания. С их помощью вы получите более продуманные ответы и достоверную статистику общих результатов.
8. Интерактивная доска
Мозговой штурм — одна из распространенных причин для проведения видеоконференции. Но что, если вместо этого собрать всех вокруг виртуальной интерактивной доски?
На ней команда веб-разработчиков может рисовать изображения и диаграммы, добавлять заметки и ссылки на общие документы для справки. Miro и MURAL делают это занятие увлекательным и продуктивным. С их помощью можно генерировать идеи в виртуальном пространстве и обмениваться мыслями без неловких пауз и перебиваний. Тем самым совместная работа становится менее напряженной.
Создайте новую доску и пригласите сотрудников внести свой вклад. Вам остается лишь наблюдать за всплеском творческой энергии!
9. FAQ
Попробуйте вместо очередного созвона написать список часто задаваемых вопросов или FAQ, чтобы объяснить новый процесс, инициативу или политику компании.
Кратко опишите суть нововведения, а затем ответьте на все потенциальные вопросы, которые могут возникнуть у ваших сотрудников. Отправьте этот документ к соответствующим чаты Slack, по электронной почте, поделитесь им на Google Диске или в Dropbox и сообщите всем, где можно с ним ознакомиться.
Затем добавьте эту страницу во внутреннюю базу знаний или wiki вашей компании. Так вам не придется повторять одно и то же нескольким людям, и вы получите ресурс, к которому смогут обратиться новые сотрудники в будущем.
Видеоконференции отлично подходят для удаленной коммуникации. Но при злоупотреблении, ежедневных звонках по нескольку раз, они могут принести больше проблем, чем пользы. Надеюсь, эти 9 альтернативных способов коммуникации помогут вам выкроить время для действительно важных видеовстреч.
Прежде чем планировать следующий созвон в Zoom, подумайте, возможно использование одного из этих ресурсов является более рациональным решением. А ваши сотрудники будут вам благодарны!
Кстати, если вы хотите найти готовую команду разработчиков, обращайтесь в Rubrain! С нами работают больше 10 000 опытных IT-специалистов. Подберем для вас команду в стартап, или усилим существующую команду с помощью аутстаффинга. Нам доверяют «Яндекс», «Сбербанк», Vodafone, X5 Group и многие другие. Берем на себя рекрутинг, делаем проекты под ключ. Решите все свои проблемы с поиском разработчиков прямо сейчас!