Когда открываешь рабочий календарь в понедельник утром, охватывает паника. Все эти онлайн встречи и созвоны, отмеченные разноцветными прямоугольниками, отнимают часы нашего времени. Небольшие перерывы между ними подтверждают, что заниматься реальной работой некогда. Самое печальное в том, что в большинстве этих встреч нет никакой необходимости.
У нас в Rubrain — больше 10 тысяч сотрудников, и совещания, как у всех, проводятся еженедельно. А в командах разработки проектов — еще чаще. И мы знаем, что бесполезные совещания — это не только ОЧЕНЬ дорогое удовольствие, но и быстрый способ «убить» производительность команды. Исследования показывают, что после значительного перерыва сотрудникам требуется до 25-ти минут, чтобы вернуть концентрацию, а вероятность сделать ошибку растет из-за рассеянного внимания. В одном из опросов 65% работников заявили, что совещания только мешают им выполнять их задачи.
Проблема усложняется тем, что менеджеры и сотрудники обычно работают по разным графикам. Команды веб-разработчиков планируют задачи по полдня, тогда как менеджеры работают по часам. Менеджеры перебарщивают с онлайн-общением из-за необходимости преодолевать физическое расстояние. А сотрудникам, выполняющим домашние обязанности, требуется гибкий график в течение дня (и ночи).
Как же тратить меньше времени на созвоны, не теряя в эффективности? Положитесь на аналитику данных. Стоит воспользоваться этим шансом, чтобы отсечь лишнее и предоставить сотрудникам больше автономии. Данные аналитики беспристрастны, точны и информативны в отличие от людей (особенно после пятого созвона за день). Они помогают руководителям видеть, как работают команды, как продвигаются проекты, что чувствуют сотрудники, одновременно повышая доверие и качество работы. Для многих компаний именно аналитика стала решающим фактором в избавлении от бесполезных встреч. Вот почему стоит последовать их примеру.
Анализ данных дает понимание ситуации
Встречи не всегда являются точным отражением проделанной работы. Сотрудники могут оценивать прогресс только субъективно — и обычно они недооценивают или переоценивают свою работу. Мы всего лишь люди. Поведение на планерке тоже может ввести в заблуждение: тот, кто кажется незаинтересованным или не вовлеченным, на самом деле может быть самым продуктивным в составе команды разработчиков.
Онлайн встречи рискуют стать формальностью: программисты лишь говорят менеджерам то, что они хотят услышать, управляя задачами самостоятельно (и повторно выполняя работу, сделанную PM).
Мы достигли того уровня технологического прогресса, на котором анализ данных эффективен для любого бизнеса, не только в сфере it-разработки. Данные позволяют более глубоко взглянуть на продуктивность сотрудников, непредвзято сообщая о качестве проделанной работы и результатах.
Аналитические платформы, такие как ActivTrak, Timely и ZeroedIn, интегрируются с широким спектром инструментов управления проектами, базами кода, чтобы фиксировать производительность сотрудников в режиме реального времени и автоматизировать отчетность, а не полагаться на вербальную информацию, которой обмениваются на планерках. Менеджер может обращаться к данным для оценки эффективности команды или отдельных сотрудников, не прерывая рабочий процесс (например, чтобы узнать количество завершенных заявок или проектов).
Данные аналитики стандартизированы, а вероятность ошибки при составлении отчетов меньше, поэтому они обеспечивает актуальную информацию и согласованность между удаленными командами.
Оптимизация общения
Представьте, что вы можете выстроить коммуникацию внутри команды вашего it-проекта заново, начать с чистого листа. Пожелания большинства менеджеров будут одинаковыми: общение должно быть живым, увлекательным и лаконичным, а у людей должно оставаться время для неформальных бесед.
Сокращение количества встреч начинается с того, чтобы привлекать к ним меньше людей. По данным профессора Стэнфорда Роберта Саттона, совещания более продуктивны, когда на них присутствуют семь человек, плюс-минус два. Конечно, стажеры могут присутствовать на встречах, когда только знакомятся с рабочими процессами, а для мозгового штурма может понадобится вся команда стартапа. Но будьте осторожны, поскольку ежедневные планерки и тет-а-теты могут препятствовать нормальной работе, особенно если содержание встреч не основано на аналитике.
На самих встречах будьте дисциплинированы. Заранее разошлите участникам список тем, которые необходимо обсудить. Сократите список участников до минимума. Тех, кто не выступает с презентацией, ограничьте двухминутными ответами. Создайте документ, где участники совещания смогут делать заметки сообща.
Эти методы можно применить и к другим областям общения. Если ваша компания использует Slack, попробуйте уменьшить количество чатов. Индивидуальный тет-а-тет можно заменить онлайн-опросом или коротким видео, записанным самостоятельно. Это позволит сотрудникам выразить свои мысли более свободно, чем при личной встрече.
Рост доверия
Сотрудники хотят быть независимыми, а частые проверки создают впечатление, что находишься «под колпаком». Команды программистов, которым предоставлено больше свободы, имеют пространство для развития креативных способностей и навыков решения проблем.
Ради эффективности, руководителю нужно совершить «прыжок веры». Задайте себе вопрос: Могу ли я отпустить вожжи и снизить контроль? Почему я изо всех сил сопротивляюсь самостоятельности сотрудников? Это может сигнализировать о проблемах в отношениях или о неудовлетворенности результатами работы.
Снизьте контроль и предоставьте сотрудникам больше возможностей для обучения. Используя аналитику об эффективности, определите, в каких областях они нуждаются в помощи, и предложите им соответствующие учебные материалы. При наличии таких данных, сотрудникам не придется испытывать неловкость, обращаясь за поддержкой, а руководители смогут наладить неформальные отношения с командой.
Благополучие сотрудников
Учитывая возросший уровень тревожности из-за ковида, сегодня менеджерам необходимо сосредоточиться на благополучии сотрудников. Но как это сделать, если они тратят массу рабочего времени на онлайн-совещания?
Минимизация созвонов помогает снизить беспокойство и стресс, связанные с избытком онлайн общения. Менеджеры получают возможность вникнуть в данные аналитики об эффективности сотрудников и отметить любые признаки снижения производительности или переработки. С помощью данных аналитики, они могут определить серьезность проблемы и нужна ли сотруднику персональная помощь. Видя полную картину производительности каждого сотрудника, вы имеете надежное подспорье для реального общения с людьми.
Совещания долгое время считались неизбежным злом. В условиях удаленной работы возникает соблазн компенсировать расстояние непрерывным общением онлайн. Но те продуктовые команды, которые делают ставку на данные аналитики, будут лучше подготовлены к изменениям и оптимизации процессов в долгосрочной перспективе. Воспользуйтесь этой возможностью изменить традиционный способ ведения дел и заручиться доверием ваших сотрудников.
Хотите получить готовую, слаженную и опытную команду программистов на проект? Обращайтесь в Rubrain.com! Только лучшие специалисты — на аутсорсе или аутстаффе. При этом, в отличие от IT-рекрутингового агентства, вы платите только за людей, которые реально у вас работают, и выдают качественный продукт. А поиск подходящих кандидатов мы выполняем бесплатно (не подойдут — не платите!). Подробнее о том, как у нас это работает, можно узнать в этом материале.